Geschäftliche Karten – Treffen Sie den richtigen Ton!

Texte für geschäftliche Karten sind in der Regel ernsthafter und förmlicher als Texte für Grußkarten im privaten Umfeld. Wenn man diese Regel beachtet, dann kann man grundsätzlich nicht falsch liegen, wenn man Grußtexte an seine Business-Kontakte schreibt.

Wie förmlich oder locker geschäftliche Karten allerdings im Einzelfall formuliert werden sollte, hängt von einer ganzen Reihe an Faktoren ab. So spielen beispielsweise die Branche und die Position des Empfängers eine wichtige Rolle. Auch macht es natürlich einen großen Unterschied, wie lange und gut Sie ihren Geschäftspartner kennen.

Den richtigen Ton zu treffen ist bei Grußkarten an Geschäftspartner äußerst wichtig. Liegt der Ton daneben, verfehlt die Karte ihren Zweck oder kann der Geschäftsbeziehung im schlimmsten Fall sogar schaden. Liegt der Ton richtig, wird der Empfänger den Absender als stilsicher und professionell wahrnehmen.

Welche Rolle spielt die Branche?

Andere Branche – andere Unternehmenskultur

In Firmen verschiedener Branchen gibt es deutliche Unterschiede in der Unternehmenskultur und im geschäftlichen Umgangston. Wenn man daher beispielsweise Dankeskarten oder Weihnachtskarten an Firmen schreibt, ist es wichtig, sich an den branchenüblichen Umgangsformen zu orientieren.

Wie stark sich die Umgangsformen zwischen Vorgesetzten, Mitarbeitern und Kollegen von Branche zu Branche unterscheiden können, wird an den folgenden Beispielen deutlich.

Firmen der Finanzbranche

In Banken, Versicherungen und anderen Finanzunternehmen sind die Arbeitsbedingungen eher förmlich. Das beginnt bereits mit der Kleidung. Hier trägt man noch Anzug, Krawatte und Business-Kostüm. Firmen der Finanzbranche haben meist noch strenge Hierarchien. Zudem ist das „Sie“ an der Tagsordnung. Nicht nur gegenüber Vorgesetzten, sondern manchmal sogar unter Kollegen.

Kreative Werbeagentur

Völlig anders sieht das Arbeitsumfeld beispielsweise in kreativen Werbeagenturen aus. Hier herrscht eine eher lockere Atmosphäre. Man kleidet sich extra leger und unkonventionell, ganz im Sinne des Kreativ-Gedankens. Der Umgangston ist entspannt. Vorgesetzte und auch externe Geschäftspartner werden selbstverständlich geduzt.

Internet Startups

Auch bei jungen hippen Intenet Startups geht man locker miteinander um. Hierarchien spielen in solchen Unternehmen eine untergeordnete Rolle. Vielmehr versteht man sich insgesamt als Team. Startups schaffen und zelebrieren eine bewusst unkonventionelle Firmenkultur. Hierbei spielen Lifestyle und Innovationsgedanke im Vordergrund.

Was bedeutet das für Ihren Kartentext?

Die geschilderten Beispiele machen klar: Der Text für geschäftliche Karten bzw. Grußkarten sollte sich in Form und Tonalität an den branchenüblichen Umfangsformen orientieren. Beachtet man dies nicht, dann wirkt der Kartentext auf die Empfänger unpassend und befremdlich.

Den richtigen Ton zu treffen, fällt einem leicht, solange man Grußkarten an geschäftliche Kontakte seiner eigenen Branche verschickt. Dort hat man genau im Gefühl, was sich richtig anhört. Sobald man sich aber an Geschäftspartner anderer Branchen richtet, sollte man sich zunächst klarmachen, welche Art von Text dort gut ankommt und was man beim Schreiben besser vermeiden sollte.

Welche weiteren Faktoren spielen eine Rolle?

Neben der Branche entscheiden weitere Faktoren darüber, wie förmlich oder locker ein Grußtext von geschäftlichen Karten formuliert werden sollte. Je länger und besser Sie Ihren Geschäftspartner kennen, desto lockerer darf auch der Kartentext gestaltet werden. Auch macht es einen Unterschied, ob Sie sich beispielsweise an einen geschäftlichen Kontakt in einer hohen Entscheiderposition wenden, oder an einen Kontakt aus dem operativen Tagesgeschäft. Ein Grußtext an einen wichtigen Entscheider sollte von höflicher Distanz und Respekt geprägt sein. Dagegen darf die Karte an Ihren operativen Ansprechpartner informeller sein und mehr persönliche Themen enthalten.

Was macht einen guten Text für geschäftliche Karten aus?

Wenn es förmlich sein soll

Wenn Sie eine förmliche Grußkarte schreiben möchten, beispielsweise an einen Ansprechpartner aus der Finanzbranche oder einen wichtigen Entscheider, dann sollten Sie die folgenden Punkte beachten:

• Schreiben Sie in „Sie“-Form
• Beginnen Sie mit einer formal-höflichen Anrede: „Sehr geehrte(r) Frau/ Herr“
• Beziehen Sie sich in Ihrem Text ausschließlich auf geschäftliche Themen
• Halten Sie Ihren Schreibstil förmlich und vermeiden Sie Umgangssprache
• Wahren Sie höfliche Distanz auch bei der Grußformel. „Beste Grüße“ sind hier passender, als beispielsweise „Herzliche Grüße.“
• Formulieren Sie jeden Satz sorgfältig. Achten Sie genau auf Rechtschreibung und Satzzeichen.

Wenn es locker sein darf

Verschicken Sie dagegen geschäftliche Karten informell, z.B. an eine Mitarbeiterin eines jungen Startups oder einen Kontatk den Sie schon gut kennen

• Schreiben Sie in „Du“-Form
• Beginnen Sie mit einer herzlich-persönlichen Anrede, beispielsweise: „Hallo Liebe(r)“
• Lockern Sie geschäftliche Themen in Ihrem Text, durch persönliche Aspekte oder konkrete gemeinsame Erlebnisse in Ihrer Zusammenarbeit auf
• Formulieren Sie Ihren Text abwechslungsreich und vielleicht auch überraschend
• Lassen Sie Ihre Persönlichkeit einfließen. So wirkt der Text authentisch und der Empfänger fühlt sich angesprochen.

Besonders wichtig: Geschäftliche Karten zu Weihnachten!

Eine besondere Rolle bei Grußkarten im geschäftlichen Bereich spielt die jährliche Weihnachtskarte. Sie ist die beste Gelegenheit, Ihre Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden zu begeistern und den Grundstein für die erfolgreiche Zusammenarbeit im kommenden Jahr zu legen. Um dabei die richtigen Worte zu finden, lesen Sie unsere Schreib-Tipps für geschäftliche Weihnachtsgrüße!